Desde el 12 de mayo de 2019 es obligatorio el Registro del inicio y fin de la jornada laboral para todos los trabajadores.

Se ha publicado el pasado día 12 marzo de 2019 el l Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, se ha modificado el Estatuto de los Trabajadores para establecer la obligación de registrar el inicio y fin de la jornada laboral. Se trata de garantizar el cumplimiento horario y también facilitar el control de este por parte de la Inspección. Las empresas tendrán dos meses para adaptarse al registro horario desde su publicación en el BOE (12 de marzo).

El Gobierno se adelanta de esta manera a la sentencia del Tribunal de la Unión Europea, que todo indica que fallará a favor de establecer este registro horario.

El incumplimiento del registro de la jornada dará lugar a sanciones al modificarse la Ley de infracciones en el Orden Social. Se impondrán multas de entre 626 y 6.250 euros para las empresas. En el caso de encontrar múltiples incumplimientos de la norma, que afecten a diferentes trabajadores, se impone una sola sanción.

 El registro de jornada debe incluir de forma obligatoria el horario de entrada y de salida de cada trabajador. La forma de realizar dicho registro queda a discreción de la empresa, que deberá consultar con los representantes de los empleados. No todos tendrán que hacerlo de la misma manera, ya que un teletrabajador no acudirá a la oficina para fichar, pero igualmente deberá registrar el inicio de su jornada.

Es importante tener en cuenta que dichos registros tendrán que guardarse al menos durante cuatro años. Durante este tiempo tendrán que estar a disposición de trabajadores, Inspección o Seguridad Social. No aparece reflejado en el Real Decreto la obligación de los trabajadores de firmar, junto con su nómina el registro de las horas realizadas.

Más documentos para conservar para la mayoría de las empresas y un sistema más que mantener. Porque no basta con habilitar un modelo de fichaje, sino que luego tenemos que sacar informes y contrastar que todo el mundo ha fichado la entrada y la salida.

¿Qué ocurre si un trabajador se ha marchado y no lo ha realizado? ¿Y si nos equivocamos y se marca una salida en lugar de una entrada? ¿Basta con una hoja de cálculo donde estén las entradas y salidas firmadas por el empleado?

Habrá que ver cómo actúa la Inspección en estos casos. Para las empresas que siempre hacen el mismo horario, con los trabajadores en su sede no hay problemas. Para aquellas que tienen diferentes turnos, trabajadores en movilidad o teletrabajadores, la cosa se puede complicar un poco más. En estos casos además de una mayor carga administrativa, podremos incurrir en un mayor gasto, para controlar este registro.

Soluciones para realizar el registro horario de los empleados

Planteamos tres soluciones para llevar el registro horario de los empleados.

La obligación de fichar y mantener los horarios de trabajo disponibles para los trabajadores puede ser un problema para muchas organizaciones. Las más grandes hace tiempo que tienen controles de acceso que a su vez les sirven para llevar un control horario. Pero las pequeñas ya es una cuestión diferente. Por eso vamos a ver soluciones para llevar el registro horario de los empleados.

Porque por pequeña que sea la empresa si tiene trabajo a turnos, bajas que hay que cubrir, vacaciones, etc.  y a poco que tenga un mínimo de rotación de personal la cosa puede que no sea tan sencilla como parece.

1.-Soluciones biométricas o de proximidad, tu huella es insustituible

Para las empresas que tienen una oficina o sede central donde acuden los trabajadores cada día para iniciar su jornada lo más indicado es una solución biométrica o de proximidad. Se trata de un hardware, un lector de huellas o tarjetas, en las que el trabajador tendrá que indicar la entrada y la salida de las instalaciones de la empresa.

Dicho registro permanecerá dentro del lector y se gestiona a través de un software, de manera que la empresa tiene los registros, puede gestionar incidencias que surja, (un empleado que se marcha sin fichar la salida) y garantiza la protección de datos en caso de que se utilice la huella parar fichar. El uso de la huella garantiza que otro empleado no pueda realizar el fichaje de entrada o salida de un compañero.

Su inconveniente suele estar en los trabajadores en movilidad o que tele-trabajan, ya que no se puede acudir a la oficina para realizar el fichaje, por lo que para esos casos deberemos buscar una solución alternativa.

2.- Soluciones informáticas, perfectas para pequeñas empresas.

 Se trata por lo general de una solución adecuada para aquellos usuarios que trabajan delante de un ordenador o tienen un teléfono móvil con la APP de fichaje instalada.

Normalmente se registra la entrada y salida del trabajo a través de una aplicación en el móvil. Después, dependiendo de la aplicación nos permitirá hacer más o menos cosas. Las hay que nos ayudan a llevar un control de horas para proyectos, además de los fichajes, gestión y petición de vacaciones y días libres, geolocalización para empleados móviles, etc.

Su gran desventaja respecto a un hardware específico de fichaje por huella o proximidad es el coste.

Desde JUBERA Y JUBERA ofrecemos a nuestros clientes soluciones de este tipo. Si está interesado puede ponerse en contacto con nosotros y estaremos encantados de informarle.

3.- La hoja de cálculo o hoja en papel y la firma, sencillo pero efectivo

Por último, tenemos un sistema sencillo pero efectivo, que consiste en reflejar en una hoja de cálculo las horas diarias de cada trabajador, junto con su firma. El problema de este sistema es que es demasiado manual. “En un momento en el que las empresas están intentando huir del papel” puede que no sea el más adecuado.  Ya explicamos en nuestro post anterior de ¿Cómo hacer bien el registro de la jornada de trabajo?

No hay un sistema que sea infalible, pero lo cierto es que va a suponer un aumento de las tareas burocráticas para los departamentos de recursos humanos.

El ir y devenir del registro de la jornada laboral

En un primer momento la Inspección de Trabajo tomó la determinación de exigir el registro de la jornada para todos los trabajadores, no solo para aquellos que realizaban horas extras. El Tribunal Supremo dictó sentencia en sentido contrario, y se recurrió a la UE. Es ahora el Abogado General del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, quien dictamina que el registro de la jornada debe ser obligatorio para todos los trabajadores, independientemente de si estos trabajan a jornada completa o parcial, de si hacen horas extras o solo mantienen su jornada ordinaria.

El objetivo de dicha obligación de registro es garantizar que no se superan los límites establecidos y los tiempos de descanso. En todo caso no se trata de la última palabra. Las conclusiones del Abogado General son preliminares y la última palabra la tiene el Tribunal, aunque por norma general suele hacer caso de dichas recomendaciones.

Si se confirma el fallo del Tribunal de la Unión Europea, implicará la obligación del registro de jornada, de la firma de las horas realizadas a lo largo del mes junto con las nóminas, una obligación que para la mayoría de las empresas puede resultar tediosa. Los estados miembros tienen la obligación de adoptar una normativa a nivel nacional que garantice los derechos de los trabajadores en caso de reclamación, así como distinguir claramente entre horas normales y horas extraordinarias.

Lo que está claro es que se trata de una imposición y una carga administrativa para la mayoría de las organizaciones. Especialmente es complicado a medida que se tienen turnos irregulares, altas y bajas de personal, etc. De todas formas, en caso de ser obligatorio no creo que tarden mucho las empresas de desarrollo de nóminas en buscar un módulo que ayude a controlar este tipo de registros.

Si tiene cualquier duda al respecto, no dude en ponerse en contacto con nuestros asesores laborales.