En Jubera & Jubera, ya estamos viendo cómo la factura electrónica ha reemplazado a la factura en papel en multitud de empresas. Pero tiene la misma validez legal y fiscal. Pues bien: a partir del 1 de julio de 2025, todas las pymes y autónomos en España estarán obligados a emitirlas en sus relaciones comerciales, según lo establecido por la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece).  

¿El objetivo? Mejorar la transparencia fiscal, reducir la morosidad y fomentar la digitalización empresarial. Pero veamos más detalles sobre los beneficios de implementar la e-factura y sus requisitos.  

Beneficios de la factura electrónica para las empresas 

Implementar la factura electrónica ofrece múltiples ventajas para las pymes. Destacamos las siguientes 

Reducción de costes: Disminuye el uso de papel y los gastos de envío. 

Eficiencia operativa: Agiliza los procesos de facturación y cobro. 

Mejor control fiscal: Facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias. 

Sostenibilidad: Al prescindir de papel, contribuye a la reducción del impacto ambiental. 

Pasos para implementar la factura electrónica en tu PYME 

Para adaptarse a la obligatoriedad de la factura electrónica, las pymes deben seguir estos pasos: 

Evaluar las necesidades: Analizar los procesos actuales de facturación y determinar los cambios necesarios. 

Seleccionar un software adecuado: Elegir una solución que cumpla con los requisitos legales y se adapte a las necesidades de la empresa. 

Capacitar al personal: Formar a los empleados en el uso del nuevo sistema y en las nuevas normativas. 

Comunicar a clientes y proveedores: Informar sobre la transición a la factura electrónica y coordinar la implementación conjunta. 

Requisitos técnicos y legales para la e-factura 

Las facturas electrónicas deben cumplir con ciertos requisitos para ser válidas: 

Formato estructurado: Utilizar formatos como XML que permitan la lectura y procesamiento automático. 

Firma electrónica: Garantizar la autenticidad e integridad del documento. 

Conservación: Almacenar las facturas durante al menos cuatro años en un formato accesible. 

Interoperabilidad: Asegurar que el sistema pueda intercambiar información con otras plataformas y con la Agencia Tributaria. 

Errores comunes a evitar en la transición digital 

Durante la implementación de la factura electrónica, nuestro asesor fiscal te recomienda evitar lo siguiente:  

Uso de formatos no válidos: Evitar formatos como PDF, Word o Excel, que no cumplen con los requisitos legales. 

Falta de formación: No capacitar al personal puede generar errores y retrasos. 

No verificar la compatibilidad: Asegurarse de que el software elegido sea compatible con los sistemas de clientes y proveedores. 

Servicios de asesoría para una implementación exitosa 

Contar con asesoría especializada puede facilitar la transición a la factura electrónica. 

Cómo elegir el software adecuado 

Es fundamental seleccionar un software que: 

Cumpla con la normativa vigente: Asegurarse de que el proveedor esté actualizado con los cambios legales. 

Se adapte a las necesidades de la empresa: Considerar el volumen de facturación y las características específicas del negocio. 

Ofrezca soporte técnico: Contar con asistencia en caso de problemas o dudas. 

Capacitación del personal en nuevas tecnologías 

La formación del equipo es clave para una implementación exitosa: 

Cursos y talleres: Proporcionar formación práctica sobre el uso del nuevo sistema. 

Actualización constante: Mantener al personal informado sobre cambios en la normativa y en el software. 

¿Quieres más información y apoyo en la preparación para la factura electrónica en PYMEs? No dudes en contactar con Jubera & Jubera. Nuestro equipo de expertos está listo para ayudarte en cada paso del proceso.